Philippines Rental Operation

首页看板

Executive dashboard

Philippines rental operations in one workspace

Track properties, advertisements, contracts, cleaning approvals, maintenance and reconciliation without mixing data from other systems.

Occupancy0%
Monthly RentPHP 0

总房源

0-

当前出租

0-

空置待处理

0-

维修待审批

0-

RPT 逾期

0-

系统导入核对 / System-load reconciliation

空白、过期资料和待签核项保留为缺口，不会被系统猜测补齐。
0 open
#范围状态仍需补充 / 核实

房屋状态分布

实时运营视图

今日工作反馈

市场员工提交

SW Leasing 1.1 主流程

销售与出租生命周期 Steps 1–17；点击步骤进入对应工作台。
Master Process Flow

租客信息

登记租客证件、电话、第二联系人、来源、意向区域和资料文件。

租客资料列表

资料会按照最新登记时间显示。
姓名身份证 / ID电话第二联系人来源意向价格收款方式银行账户客户状态下次跟进附件备注操作

中介信息

登记中介/经纪公司、ID/证照、电话、第二联系人、佣金规则和资料文件。

中介资料列表

资料会按照最新登记时间显示。
姓名中介公司证照 / ID电话第二联系人佣金规则附件操作

普通推荐人

登记普通推荐人的身份、联系方式、第二联系人、推荐关系和奖励规则。

推荐人资料列表

资料会按照最新登记时间显示。
姓名身份证 / ID电话第二联系人推荐关系奖励规则附件操作

我的任务

根据收租、审批、维修、清洁和客户跟进自动汇总。
任务操作清单

审批任务

下级上报后，需要上级处理的审批会集中显示在这里。

收租提醒

按合同交租日和提前提醒天数自动生成收租任务。

任务记录

已完成、已驳回和历史处理记录会汇总在这里。
房屋主档层级筛选 公司/业主 → 物业 → 单位 → 资产类型
全部公司/业主 → 全部物业 → 全部单位 → 全部资产类型
参考资料状态 正在核对房源参考资料...
可编辑明细表 / Editable detail table
房源 / 单位 归属结构 类型 / 面积 使用状态 / 租户 租金 / 售价 产权资料 / 保管 资料日期 操作
PROPERTY MASTER LINKAGE

房源组合管理

组合成员直接引用现有房屋主档。按公司/业主、物业、Unit 逐级选择，不复制、不重建房源资料。

组合清单

生效组合不可与其他组合重复使用同一 Unit；历史修改自动保留版本快照。
组合Company / Holder成员 Unit联动范围金额分摊状态 / 版本操作
PROPERTY GROUP EDITOR

从房屋主档建立组合

Company / Holder → Property → Unit

1. 从房屋主档选择成员先选公司/业主，再选物业，最后选择 Unit。
公司 / 业主 → 物业 → Unit
已选组合成员0 个
2. 组合资料主房源只作为兼容锚点，所有成员仍保留原房源编号。
3. 选择联动范围本阶段建立组合主档；已存在的合同、收款和费用历史不会被改写。
PRICING TO LISTING

从批准定价到平台下架

所有挂牌先取得批准价，再发布到平台；在架期间每周核验，成交或停止推广后逐平台确认下架。

  1. 1定价审批批准租金 / 售价
  2. 2Listing 发布照片、详情、平台链接
  3. 3每周刷新链接、价格、照片核验
  4. 4下架确认逐平台关闭后归档

Listing 房源发布

批准价锁定、平台链接与发布状态

Contract Generation

Contract amount locks after generation
合同前置门禁

合同只能从已批准条款生成；租金、押金、起止日期和付款条款从审批结果读取，生成后才锁定并进入租约档案。

合同模板输入点

黄色标注内容会在这里变成输入框；未标注内容保持合同默认条款。

签署、公证与归档（Step 9–9.4）
选择合同后显示从客户 Proceed、审核、条款、签署、归档、入住到收款的完整进度。
9 承租人签署（Christian 登记）
9.1 收款与身份资料（Christian）
9.3 公司签署（Ronald）
9.4 公证归档（Alfie · 5 个工作日）
历史合同合规复核（不补造审批）

合同当前步骤证据/时限
版本生成时间SHA-256操作
重大变更原因/内容状态

Contract Preview

选择合同后，这里会实时显示最终合同预览。

清洁审批

照片上传后由上级审核

清洁排程

空置日常、入住前深洁、退房后清洁，完成后可回写房屋状态。

日期房屋 / 租约类型人员状态附件操作

员工账号

新建账号后，可继续编辑岗位、状态和权限。

员工卡片

只展示员工识别、状态和权限摘要。
0

今日任务

集中显示租金、审批、清洁、维修、Permit、物业费和逾期案件跟进。

提醒中心

按风险和到期日汇总合同、Permit、税费、逾期案件和归档缺口。
提醒来源日期/金额状态操作

通知渠道设置

系统内提醒始终开启；外部渠道只有在联系人和服务端提供商都配置后才会发送。

投递监控

系统内、邮件、短信和 WhatsApp 的真实投递状态及失败原因。
渠道任务/接收人状态尝试时间/错误操作

经营报表/KPI

从房源、客户、合同、收款、市场和佣金模块实时汇总。
指标当前值来源模块处理建议

长期报表 / 自动统计

按月、季度、年度生成系统快照，沉淀出租率、Bank-posted 回款率、Rent Foregone、产权文件和维修指标。

期间房源 / 出租率收款产权文件风险事项状态

Step 11.5 每周检视与报告

Christian 周二上传；周三至少两名不同人员完成联合检视；未结行动自动滚动。

周次 / 截止提交人联合检视未结行动状态附件

确认房源持有结构

按公司、子公司、关联公司及个人持有关系汇总房源、面积和产权资料。
正在读取参考资料...

房屋登记 / 产权档案

新增房屋仍使用系统原房源表单；产权、公司主体和文件归档在这里闭环。

公司持有结构

自动读取房源公司主体，并可补充注册资料。
主体 / TIN类型 / 状态房源 / 文件授权签字人PIC / 联系人注册地址 / 持有说明

产权文件登记册

记录 Title、Tax Declaration、CCT/CTC、持有证明和归档位置，回写房源产权状态。

文件房屋主体 / 权属人日期归档附件操作

设备台账筛选

按公司/业主、物业、单位、期间和设备状态查看设备生命周期。
正在读取系统房源信息...
加载中...
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设备所属房屋购买 / 启用购买价格 / 保修更换日期 / 价格状态操作
闭环说明设备登记后进入台账；报修、维修完成、更换、报废和附件上传都会生成历史流水，同时回写设备当前状态。
日期事件类型设备所属房屋金额供应商 / 经手人备注
费用与证据采购、维修、更换等费用集中在这里查看；附件代表发票、收据、保修卡、照片或报价单等证据。
日期设备费用类型金额附件付款/证据状态备注

照片资料

房屋照片、资料文件、广告素材统一按房源归档。

资料台账

Verified 后可作为广告/合同/交接资料来源。
资料房屋用途日期状态附件操作
1介绍方 / 广告来源
2客户线索
3看房预约
4跟进反馈
5成交
6租客信息 + 合同 + 收款 + 佣金

客户线索

登记客户来源、介绍方、预算、意向区域、跟进状态和下一次联系时间。

线索列表

状态、来源、最近跟进和下一步集中显示。
客户来源类型介绍方 / 广告预算 / 意向状态最近跟进操作

看房预约

安排看房时间、客户、中介、房源、带看员工和反馈。

带看记录

带看完成后可记录反馈并推动客户状态。
看房时间客户房源中介负责人状态反馈操作

跟进反馈

记录联系客户、联系中介、看房反馈、下一步和成交结果。

Pipeline 跟进

按阶段管理 Lead & Viewing Log、每周跟进和未成交复盘。

未成交原因统计

用于复盘价格、位置、房型和客户无回应等问题。
未成交原因数量

市场研究报告

每月提交市场趋势、可比房源、租金变化和客户需求分析，并进入 Ronald 核对、Vincent 复核流程。

市场研究报告

每月提交市场趋势、可比房源、租金变化和客户需求分析，并进入 Ronald 核对、Vincent 复核流程。
Checked By 核对人Ronald核对后由系统记录账号与时间
Reviewed By 复核人Vincent Ng复核后由系统记录账号与时间

报告记录

按月保留市场调研包，跟踪提交、核对、复核和退回状态。
报告月份报告标题调研范围提交人核对 / 复核状态更新时间操作

租户审核

Step 6 · Christian提交资料，Abi独立复核；通过后才允许提交条款审批

审核记录

Passed 的记录会出现在条款审批表单中。
租户房屋资料状态结果提交/决定附件操作

条款审批

Step 6.1 / 6.2 · 审批通过后才允许生成合同并锁定金额
批准定价来源

选择已通过 KYC 后，系统显示对应房源的批准价格和审批编号。

Step 6.3 签约资料准备（Christian）

条款审批记录

Approved 的条款会进入合同生成器。
租户 / 房屋金额条款租期审批路线状态操作

租约档案/续租退租

维护租约档案、续租申请、退租通知、押金退还和单位交还。

租约档案

合同生成后自动创建租约主档，后续收款、归档、续租退租都引用这里。
Step 10.1 入住交接并激活租约（Christian）

租约租户 / 房屋租期金额交接 / 归档54字段 / 文件状态操作

文件租约 / 合同房屋 / 租户日期归档附件操作

DST 合同税台账

每份租赁合同一条；Alfie 当月30日前备件，Ana / Jasmin 次月10日前付款并上传凭证。
Alfie · DST 资料准备

Ana / Jasmin · DST 付款登记

合同 / 租约期间金额资料截止付款截止状态证据 / 操作

eDoc 中心

统一查看付款、合同、维修、采购和特殊事项的 eDoc，保留各业务模块的原录入入口，并集中追踪审批与使用状态。

eDoc 统一台账

按编号、标题、房屋、类别、业务来源或状态检索；已关联的维修和 RPT 记录可直接打开。
eDoc / 标题类别业务来源房屋金额审批路线状态 / 日期附件 / 操作

提交 eDoc 审批

系统会根据文件类别和金额自动匹配审批路线；维修和 RPT 也可继续从各自业务页面发起或引用。

eDoc 审批规则

规则仍由系统自动执行，统一中心只汇总展示，不改变既有 maker-checker 控制。

执照 / Permit

Business Permit、Barangay、Fire、Sanitary、Licence 的有效期、费用和续办提醒。

Permit房屋/主体到期/续办金额状态附件操作

佣金申请

Step 9.2 只负责申请；审批在独立 Step 11.2 页面完成。

佣金台账

Submitted → Approved → Paid，退回或拒绝会保留审计记录。
合同房屋 / 租户中介 / 来源金额状态附件操作

Step 11.2 佣金审批

佣金 ≤ PHP 250,000：Ronald；佣金 > PHP 250,000：Vincent Ng 核实 → Sir Jeff 批准。只按佣金金额分级。

登记 Commission Request Statement 书面批准

合同 / 申请人房屋 / 客户计算口径 / 路线申请金额审批状态书面批准Step 11.2 操作

押金退款

从租约主档发起，扣除清洁、维修、欠租后审批付款。

退款台账

Submitted → Approved → Paid；付款必须填写银行参考并上传付款证据。
租约租户 / 房屋押金/扣款净退款状态附件操作

登记退款付款

物业费 / 水电 / 税费

物业费、水电、Annual Tax、Realty Tax、Licence Fee 等合规付款。

费用付款登记

费用房屋账期/到期金额状态附件操作

RPT 房产税主档

Rica 在 Next Due 前 30 天处理；逾期升级 Ronald；只有已批准 eDoc Category 1 与 LGU OR 才推进 Paid Up To。

年度 / 房屋Paid Up To年度金额 / 每㎡Next DueeDoc / LGU OR状态

经常性事项 Submission Register

目标 77 行；没有原始清单时不生成虚假条目。每行明确资料提供方、申报方和法定日前 2 个工作日内部截止。

编号 / 事项提供方 → 申报方内部截止法定截止状态凭证

逾期案件登记

案件必须来自 Dues Work Order，不生成第二套应收；办公与住宅按不同合同节点推进。

案件动作

每次动作都留存未清余额并按 Ronald / Vincent Ng / Leo 升级；断水电、驱离或封铺只提交审核，不自动执行。

逾期案件台账

办公：Day 1 同日发函，签发日起满 10 天方可审核封铺；住宅：Day 3 抄表，Day 7 条件性方案。
租户/合同房屋金额当前节点到期/承诺付款流程证据状态操作

零用金 / 周转金

办公室交通、GCash、现金借支、报销、补足和结余。

用途类型金额/结余支付状态附件操作

收款总览（Collection Position）

业务收款与银行入账分轨展示；月度回款率只按 Bank Posted 计算。
本月应收（业务）PHP 0
业务已收PHP 0
银行已入账PHP 0
Pending PostingPHP 0
Dues Work Order租期 / 到期日租户 / 合同本期金额业务已收银行已入账双轨状态操作

Dues Work Orders

仅从已执行租约按租期生成；到期前 7 天起每日提醒 Christian，收到足额后停止业务催缴。
工作单合同 / 租户租期到期日本期金额业务收款银行入账闭环操作

Christian：登记业务已收

必须按 Dues Work Order 登记并上传付款凭证；多期预付须逐期拆分。

Ana / Jasmin：银行核销与 OR

Pending Posting 是正常中间态；只有 Posted 金额进入正式回款率。
维护收款银行账户 / 已核对账户轨道

持有人银行 / 账户用途授权核实

双轨收款记录

历史付款保留为 Legacy Pending Verification，不自动分配、不自动算入银行入账。
业务收款号 / 日期工作单 / 合同金额方式 / 凭证业务状态银行状态OR负责人

收款报告

Collection Position 与 Rent Foregone 分开统计，避免把机会损失混入欠款。
Bank-posted 回款率0%
Dues Work Orders0
业务未收 / 部分收0
退票差异0
轨道状态数量金额闭环说明

Rent Foregone（租金机会损失）

Finance 每周提交至 11.5 / Step 17 KPI；这是失去收入的唯一记录，不进入 Dues 或 Collection Rate。

周报 / 期间租户 / 房屋解约前日期原因金额来源

逾期案件

办公：Day 1 同日发出正式催款函与 10 天 Clause 18 通知；住宅：Day 3 抄表、Day 7 仅在负面反馈下提交可选方案，均不自动执行。
Dues Work Order租户 / 合同本期金额业务已收未收金额合同节点状态操作

维修工单

维修问题提交后先由 Abi 复核，再由 Rica 审批。

维修链 12.3–12.8

Rica 标准价核对 → 范围判断 → 非标准工程至少 2 份报价 → 分级选商 → 工单 → eDoc 付款 → E3 复检。

12.3 标准价格核对 / 12.4 范围判断（Rica）

12.5 报价 / 12.6 供应商选择

供应商房屋 / 检查范围金额状态附件操作

维修完工提交（完成后自动生成 E3 复检）

12.8 维修付款（Rica → eDoc Category 1）

12.11 完成确认与设备台账写回（Rica）

维修任务房屋费用执行状态复检操作

采购申请

采购申请提交后先由 Abi 复核，再由 Ronald 审批。

已批准采购执行

采购事项房屋金额状态凭证

入住/退房检查交接

季度检查、入住交接、退房检查都登记到租约和房屋。

检查台账

检查完成必须有结果、1–5 分和现场证据；E3 通过后才关闭维修。

检查房屋 / 租约发现问题维修状态附件操作

角色权限

点击员工账号里的设置权限，展开后勾选并保存。

分工设置

已根据 PIC 文件导入

统一检查人 / 审批人设置

每个流程选择一名检查人及审批顺序。保存后立即应用到系统现有检查和审批位置。

流程 状态 指定检查人 第 1 审批人 第 2 审批人（可选） 第 3 审批人（可选）

eDoc 按单据类别检查

类别决定检查人和审批人；金额规则按文档口径执行。

类别范围 / 金额检查人审批人

Rev11 SLA 主表

工作日按 Asia/Manila 日历计算；节假日由 Jasmin 维护并记录操作日志。

步骤事项目标时限起算事件

付款审批矩阵

付款方式情形 / 限额准备 / 检查审批 / 放款
负责事项 主要负责人 支持/审批人 SOP 依据

操作日志

查看账号、权限、合同、审批和资料修改记录。
时间操作人模块动作对象内容

新增房屋

设施 选择常用设施并填写数量；自定义设施需要对应权限。

新建账号

账号创建后会先套用权限模板，可在员工列表里展开“设置权限”继续精确勾选。

重置密码

保存后旧密码立即失效，账号锁定和失败次数会清零。

首次登录安全设置

初始密码只能用于首次登录。修改成功前，系统业务数据和审批权限保持锁定。